Die Einführung eines neuen Systems in einem Unternehmen kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung sein, egal ob es sich um einen Wechsel der CRM-Software oder um eine neue NetSuite-Implementierung handelt.
Egal, um welches Projekt es sich handelt, du wirst feststellen, dass Probleme eher auftreten, wenn du dir nicht die Zeit nimmst, das Projekt sorgfältig in deinen Geschäftsbetrieb zu integrieren.
Jede größere Systemumstellung wirkt sich auf das Tagesgeschäft aus. Um zu verhindern, dass sich eine kleine Hürde zu einem ernsten Problem für dein Unternehmen entwickelt, solltest du wissen, welche häufigen Fehler zu Verzögerungen führen können und wie du die Auswirkungen auf dein Projekt begrenzen kannst.
40% der Unternehmen erleben eine Verzögerung während ihres Implementierungsprojekts
NetSuite-Partner geben an, dass die häufigsten Faktoren, die die NetSuite-Implementierung eines Unternehmens verzögern, oft durch Probleme bei der Datenmigration, unvorhergesehene Anpassungen und Probleme beim Testen verursacht werden.
Hier sind sieben häufige Fehler, die du während eines Projekts vermeiden solltest, um sicherzustellen, dass deine NetSuite-Implementierung ein großer Erfolg wird.
1. Die Wahl des falschen NetSuite-Implementierungspartners
Den richtigen Implementierungspartner für dich zu finden, ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess. Das bedeutet nicht nur, jemanden zu finden, der gut in seinem Job ist, sondern auch jemanden, der darin geschult ist, Software für deine Branche zu implementieren.
Du musst jemanden finden, der sachkundig, zuverlässig und vor allem erfahren in der Zusammenarbeit mit Unternehmen wie deinem ist. Unterschiedliche Partner haben Erfahrung in verschiedenen Branchen. Deshalb ist es wichtig, jemanden zu finden, der die Software an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen kann. Die NetSuite-Implementierung in einem Produktions- und Vertriebsunternehmen unterscheidet sich schließlich von der eines Dienstleistungsunternehmens.
Scheue dich nicht, nach Referenzen zu fragen. Sprich direkt mit anderen Unternehmen, die bereits mit dem Partner zusammengearbeitet haben, und erfahre aus erster Hand, wie die Umstellung bei ihnen gelaufen ist. Das wird dir bestätigen, dass du den besten Partner für dein Unternehmen gewählt hast, und deine Chancen auf eine reibungslose Umsetzung erhöhen.
2. Nicht Daten korrekt migrieren
Die Migration von Daten in dein neues System ist ein entscheidender Schritt im Einführungsprozess. Ohne gründliche Planung und Vorbereitung besteht die Gefahr, dass deine Daten beschädigt werden und nicht mehr richtig funktionieren.
Vor der Umsetzung solltest du dir überlegen, wie du deine Daten übertragen willst: entweder manuell oder durch Automatisierung. Beides hat seine Vorteile - bei der manuellen Übertragung kannst du deine Daten bereinigen und überflüssige Daten, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben, entfernen. Die Automatisierung hingegen macht den Prozess viel effizienter und ist weit weniger mühsam. Egal, welchen Ansatz du wählst, du solltest auf jeden Fall sicherstellen, dass die übertragenen Daten gültig sind, denn sonst riskierst du den Erfolg deines Einführungsprozesses.
3. Keine Dokumentation der aktuellen Geschäftsanforderungen
Einer der größten Fehler, den Unternehmen bei der Umstellung von Geschäftsprozessen machen, ist, dass sie sich nicht überlegen, was sie von ihrem neuen System erwarten.
In einer Welt, die immer techniklastiger wird, ist es verständlich, dass du sofort auf das neueste System umsteigen willst. Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass es für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Du musst die Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigen und herausfinden, welche Implementierung am besten geeignet ist, um dein Wachstum zu unterstützen.
Wenn du nicht genau untersuchst, was du derzeit tust, besteht die Gefahr, dass du nur die Systeme wiederholst, die dein Unternehmen derzeit nutzt, und so möglicherweise neue interessante Prozessmöglichkeiten in NetSuite verpasst, die dein Unternehmen besser laufen lassen. Nimm dir die Zeit, die Plattform und alle ihre Möglichkeiten zu verstehen und kennenzulernen. Das minimiert spätere Kosten, wenn du Lücken in deinem System entdeckst.
Die NetSuite Software bietet deinem Unternehmen Systeme, die nicht nur das Finanzwesen, sondern auch HR, Lohnbuchhaltung, CRM, Inventar, Lieferkette, Fertigung, Marketing und E-Commerce unterstützen.
Nimm dir Zeit, bevor du mit der NetSuite-Implementierung beginnst, um für die Zukunft zu planen und zu sehen, was dein Unternehmen dann brauchen wird. Wenn dein Unternehmen wächst, wird NetSuite mit dir wachsen. Du musst sicherstellen, dass dein Unternehmen darüber nachgedacht hat, was es in seinem Geschäftsplan für die nächsten fünf oder sogar zehn Jahre hat.
Ein NetSuite Partner kann dabei eine große Hilfe sein. Er weiß, was das Softwaresystem kann und was es einem Unternehmen bietet. Vielleicht willst oder brauchst du nicht jede verfügbare Funktion, aber du musst wissen, was alles möglich ist, bevor du dich auf das Projekt einlässt.
4. Missachtung der Meinung deiner Mitarbeiter
Bei der Festlegung der Systemanforderungen solltest du sicherstellen, dass alle Personen, die das System nutzen werden, eingeladen werden, um zu besprechen, welche Funktionen sie in deinem aktuellen System nutzen und welche Funktionen ihnen eine effizientere Arbeit ermöglichen würden.
Damit stellst du nicht nur sicher, dass du die beste Lösung für dich als Unternehmen bekommst, sondern zeigst auch, dass du die Erfahrungen deiner Mitarbeiter/innen wertschätzt, indem du ihre täglichen Aufgaben berücksichtigst. Indem du dir die Zeit für die interne Kommunikation nimmst, trägst du dazu bei, das Potenzial deiner neuen Software zu maximieren, und gibst deinem Team gleichzeitig die Werkzeuge an die Hand, die es für seine Arbeit braucht.
5. Keine Nutzung des NetSuite Sandbox-Tools
Deine Mitarbeiter, die NetSuite täglich nutzen werden, müssen die Möglichkeit haben, das System in einer sicheren Umgebung zu erkunden und zu nutzen. Eine NetSuite-Sandbox bietet dir diese Möglichkeit.
Eine Sandbox ist ein isoliertes Testkonto, in dem deine echten Geschäftsdaten enthalten sind. Alle Änderungen, Fehler oder Probleme werden sicher von deinem realen System ferngehalten. Deine Nutzer/innen können so lernen, was die neue Plattform kann und wie sie sie für ihre täglichen Aufgaben nutzen können.
Der Zugang zu einer NetSuite Sandbox ist ein zusätzlicher Kostenfaktor zu deiner Implementierung, aber die Zeit, die du dir nimmst, um die Funktionalität des Systems gründlich zu überprüfen, wiegt die möglichen Risiken später bei weitem auf.
Die besten Tester sind deine Mitarbeiter, denn sie sind diejenigen, die die Software täglich benutzen. Wenn du sie in den NetSuite-Implementierungsprozess einbeziehst, lernen sie das System vor der Installation nicht nur besser kennen, sondern haben auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und wertvolle Anregungen zu geben.
Dies wird zwei positive Ergebnisse haben:
- Deine Nutzer/innen sind mit dem System vertraut, wenn es in Betrieb genommen wird, wodurch der Widerstand gegen Veränderungen, der bei den meisten neuen Systemen auftreten kann, verringert wird.
- Sie finden versteckte Fehler und fehlende Maßnahmen in einem frühen Stadium der Umsetzung und ersparen dem Unternehmen künftige Kosten, indem sie die Fehler vor der Einführung korrigieren.
Fang an, deinem Unternehmen Geld und Zeit zu sparen.
Engagiere einen NetSuite-Experten, der dir hilft, die NetSuite-Sandbox-Funktion zu nutzen.
6. Versäumnis, ein NetSuite-Implementierungsteam zu bilden
Die Implementierung eines NetSuite-Systems ist keine einmalige Aufgabe, sondern etwas, das du ständig pflegen musst. Dein Unternehmen braucht mindestens eine Person, die sich mit NetSuite auskennt und dein System in Zukunft betreuen und weiterentwickeln kann. Je nach Größe deines Unternehmens kann es sein, dass du ein ganzes Team brauchst, das sich mit der Implementierung und der anschließenden Wartung deiner Software beschäftigt. Zumindest brauchst du einen erfahrenen NetSuite-Administrator in Vollzeit, oder du musst eine Beziehung zu einem Auftragnehmer aufbauen, der dein NetSuite-System perfekt am Laufen hält.
In der Zukunft, wenn dein Unternehmen wächst, wirst du Änderungen am System vornehmen wollen und einen NetSuite Developer benötigen, um neue Prozesse zu erstellen oder bestehende zu verbessern. Ein NetSuite Consultant oder Business Analyst ist ebenfalls wichtig, um deinem Unternehmen bei der Planung und der optimalen Nutzung von NetSuite zu helfen.
7. Die Bedeutung der Ausbildung übersehen
Obwohl es auf der Hand liegt, wird die Bedeutung von Schulungen im Einführungsprozess oft übersehen - und ist auch der Hauptgrund für das Scheitern in vielen Unternehmen. Du musst bereit sein, deine Ressourcen für eine gründliche Schulung deines Personals einzusetzen, denn ohne sie kannst du keine erfolgreiche Nutzung in der Zukunft erwarten.
NetSuite ist so konzipiert, dass es eine unkomplizierte Benutzerinteraktivität bietet, aber alles fühlt sich schwierig an, wenn du nur eine Stunde lang etwas gezeigt bekommen hast. Deshalb ist es so wichtig, den richtigen Implementierungspartner zu finden. Du brauchst jemanden, der nicht nur das Wissen, sondern auch die Zeit und die Kommunikationsfähigkeiten hat, andere zu unterrichten.
Es ist unwahrscheinlich, dass sich deine Teams sofort auf ein neues System einlassen und es begrüßen, aber eine gute Schulung und Unterstützung wird dazu beitragen, dass der Übergang viel reibungsloser verläuft.
Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist ein großer Schritt für jedes Unternehmen und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wenn du sorgfältig vorgehst und alle potenziellen Probleme frühzeitig ausräumst, kannst du Probleme auf lange Sicht vermeiden und sicherstellen, dass dein Einführungsprojekt ein Erfolg wird und du den größten Nutzen aus dem System ziehst.
