Introducir un nuevo sistema en una empresa puede suponer un reto para cualquier organización, tanto si se trata de cambiar de software CRM como de iniciar una nueva implementación de NetSuite.
Sea cual sea el proyecto, verás que es más probable que surjan problemas si no te tomas el tiempo necesario para integrarlo cuidadosamente en el funcionamiento de tu empresa.
Cualquier transición importante de un sistema afectará al funcionamiento cotidiano de tu empresa, pero para evitar que un obstáculo menor se convierta en un problema grave para tu empresa, te sugerimos que comprendas qué errores comunes pueden causar retrasos y aprendas a limitar las posibilidades de que afecten a tu proyecto.
40% de las empresas experimentan un retraso durante su proyecto de implantación
Los socios de NetSuite afirman que los factores más comunes que retrasan la implantación de NetSuite en una empresa suelen estar causados por problemas de migración de datos, personalizaciones imprevistas y problemas con las pruebas.
Aquí tienes siete errores comunes que debes evitar durante un proyecto para garantizar que tu implantación de NetSuite sea un gran éxito.
1. Elegir al socio de implantación de NetSuite equivocado
Encontrar al socio de implantación adecuado para ti es un paso crucial en el proceso. Esto no significa sólo encontrar a alguien bueno en su trabajo, sino también a alguien que esté formado en la implantación de software para tu sector específico.
Necesitas encontrar a alguien con conocimientos, fiable y, lo que es más importante, con experiencia en trabajar con empresas como la tuya. Diferentes socios tendrán experiencia en diferentes sectores, por lo que encontrar a alguien que pueda adaptar el software a las necesidades de tu organización es crucial. Al fin y al cabo, la implantación de NetSuite en una empresa de fabricación y distribución será diferente a la de una organización de servicios empresariales.
No tengas miedo de pedir referencias. Habla directamente con otras empresas que hayan trabajado con el socio y averigua de primera mano cómo fue su transición. Esto confirmará que has elegido al mejor socio para tu empresa y mejorará tus posibilidades de una implantación sin problemas.
2. No migrar datos correctamente
La migración de datos a tu nuevo sistema es un paso crucial en el proceso de implantación; sin una planificación y preparación minuciosas, puedes correr el riesgo de que tus datos se corrompan y funcionen incorrectamente.
Antes de la implementación, debes considerar cómo vas a transferir tus datos, ya sea manualmente o mediante automatización. Ambos tienen sus ventajas: hacerlo manualmente te permite limpiar tus datos, deshaciéndote de cualquier dato innecesario que se haya acumulado a lo largo de los años. La automatización, sin embargo, hace que el proceso sea mucho más eficiente y mucho menos tedioso. Independientemente del enfoque que adoptes, asegurarte de que los datos que has transferido son válidos es un paso que no puedes pasar por alto; de lo contrario, arriesgas el éxito de tu proceso de implantación.
3. No documentar tus necesidades empresariales actuales
Uno de los mayores errores que cometen las empresas al iniciar una migración de procesos empresariales es no tener en cuenta lo que necesitas de tu nuevo sistema.
En un mundo cada día más tecnificado, es comprensible que quieras pasarte directamente al sistema más nuevo disponible, pero eso no significa necesariamente que sea el más adecuado para tu negocio. Debes considerar las necesidades de tu empresa y encontrar la implementación que mejor te ayude a crecer.
Sin examinar realmente lo que haces actualmente, existe la posibilidad de que te limites a replicar los sistemas que tu empresa utiliza en la actualidad, perdiendo potencialmente nuevas oportunidades de procesos interesantes dentro de NetSuite que harán que tu negocio funcione mejor. Tómate tu tiempo para entender y conocer la plataforma y todas sus capacidades. Minimiza cualquier coste adicional más adelante, cuando encuentres lagunas en tu sistema.
El software NetSuite puede ofrecer a tu empresa sistemas que soportan no sólo las finanzas, sino también RRHH, nóminas, CRM, inventario, cadena de suministro, fabricación, marketing y comercio electrónico.
Tómate tiempo antes de empezar la implantación de NetSuite para planificar el futuro y ver qué necesitará entonces tu empresa. A medida que tu empresa crezca, NetSuite crecerá contigo. Debes asegurarte de que tu organización ha pensado en lo que tiene en su plan de negocio para los próximos cinco, o incluso diez, años.
Un socio de NetSuite puede ser una gran fuente de ayuda en este sentido. Ellos saben lo que el sistema de software puede hacer y lo que ofrece a una organización. Puede que no quieras o necesites todas las funciones disponibles, pero asegúrate de que entiendes lo que es posible antes de comprometerte con el proyecto.
4. Despreciar las opiniones de tus empleados
Cuando decidas el esquema de los requisitos del sistema, asegúrate de que se invita a todas las personas que vayan a utilizarlo a debatir qué funciones utilizan en tu sistema actual, y qué funciones les permitirían trabajar con más eficacia.
Esto no sólo garantizará que obtienes la mejor solución para ti como empresa, sino que demuestra que valoras la experiencia de tus empleados teniendo en cuenta sus tareas diarias. Si te tomas el tiempo necesario para comunicarte internamente, ayudarás a maximizar el potencial de tu nuevo software, al tiempo que proporcionas a tu equipo las herramientas para sobresalir en su trabajo.
5. No utilizar la herramienta sandbox de NetSuite
Tus empleados que utilizarán NetSuite a diario necesitan tener la oportunidad de explorar y utilizar el sistema en un entorno seguro. Un sandbox de NetSuite te ofrece esa oportunidad.
Un sandbox es una cuenta de pruebas aislada con los datos reales de tu empresa incluidos en ella. Cualquier cambio, error o problema se contiene de forma segura lejos de tu sistema real. Tus usuarios podrán aprender lo que puede hacer la nueva plataforma, así como la forma en que la utilizarán para realizar sus tareas diarias.
Tener acceso a un Sandbox de NetSuite supone un coste adicional a tu implantación, pero dedicar tiempo a comprobar a fondo la funcionalidad del sistema compensa con creces los posibles riesgos posteriores.
Las mejores personas para probarlo son tus empleados, ya que son los que utilizarán el software a diario. Permitirles participar en el proceso de implantación de NetSuite no sólo les proporciona una mejor comprensión del sistema antes de su instalación, sino que también les brinda la oportunidad de hacer cualquier pregunta y ofrecer valiosas aportaciones.
Esto producirá dos resultados positivos:
- Tus usuarios estarán familiarizados con el sistema cuando se ponga en marcha, lo que reducirá la resistencia al cambio que puede producirse en la mayoría de los lanzamientos de nuevos sistemas.
- Encontrarán los fallos ocultos y las acciones que faltan al principio de la implementación, ahorrando a la empresa costes futuros al conseguir que se corrijan los errores antes del lanzamiento.
Empieza a ahorrar dinero y tiempo a tu empresa.
Contrata a un profesional de NetSuite para que te ayude a utilizar la función sandbox de NetSuite.
6. No establecer un equipo de implantación de NetSuite
La implantación de un sistema NetSuite no es una tarea de una sola vez, es algo que necesitas mantener constantemente. Tu empresa va a necesitar al menos una persona que entienda NetSuite y pueda cuidar y desarrollar tu sistema en el futuro. Dependiendo del tamaño, puede que necesites un equipo entero que se dedique a implantar y luego mantener tu software. Como mínimo, necesitarás un Administrador de NetSuite experimentado a tiempo completo, o establecer una relación con un contratista que mantenga tu sistema NetSuite funcionando a la perfección.
En el futuro, a medida que tu empresa crezca, querrás hacer cambios en el sistema y necesitarás acceder a un Desarrollador de NetSuite para crear nuevos procesos o mejorar los actuales. Un Consultor NetSuite o Analista de Negocio también es esencial para ayudar a tu empresa a planificar y utilizar NetSuite en todo su potencial.
7. Pasar por alto la importancia de la formación
Aunque obvia, la importancia de la formación suele pasarse por alto en el proceso de implantación, y es también la principal razón del fracaso en muchas organizaciones. Tienes que estar dispuesto a destinar tus recursos a formar a fondo a tu personal, ya que sin ello no puedes esperar un uso satisfactorio en el futuro.
NetSuite está diseñado para ofrecer interactividad directa al usuario, pero todo parece difícil si sólo te han enseñado algo durante una hora. Por eso es crucial encontrar el socio de implantación adecuado; necesitas a alguien que no sólo tenga los conocimientos, sino también el tiempo y la capacidad de comunicación para enseñar a los demás.
Es poco probable que tus equipos se comprometan activamente y acojan un nuevo sistema de forma instantánea, pero una buena formación y apoyo ayudarán a que la transición se produzca mucho más fácilmente.
Implantar un sistema de planificación de recursos empresariales es un gran paso para cualquier organización y no debe tomarse a la ligera. Tener cuidado y asegurarte de que resuelves cualquier posible problema desde el principio contribuirá en gran medida a limitar los problemas a largo plazo y a garantizar que tu proyecto de implantación sea un éxito y obtengas el máximo beneficio del sistema.
