Die Migration von NetSuite-Daten ist ein ernst zu nehmender Aspekt der Implementierung, da ein Fehltritt zu einem dauerhaften Verlust führen kann oder unwiderruflichen Schaden von Daten.
Wenn du mit veralteten oder unerwünschten Programmen arbeitest und dich entschlossen hast, dein Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) auf eine neue Software umzustellen, ist ein formelles Migrationsverfahren unumgänglich. Zum Glück ist das Mapping von NetSuite-Daten dank der eingebauten Toolbox von NetSuite relativ einfach.
Allzu oft machen Unternehmen den Fehler, ihre Daten an verschiedenen Orten und in verschiedenen Systemen aufzubewahren, sei es, dass sie unterschiedliche CRM- und ERP-Programme verwenden oder alte Daten nach der NetSuite-Datenmigration aufbewahren. Da eines der wichtigsten Verkaufsargumente des Cloud-basierten Programms die Stärke seines CRM und ERP ist, wird die Verwendung separater Software nach der NetSuite-Datenintegration überflüssig.
Die NetSuite-Datenmigration ist auch ein sehr ordentlicher Vorgang. Es werden nicht nur doppelte Informationen eliminiert, um die Datenintegrität zu erhöhen, sondern die Migration deiner bestehenden Daten von einem Altsystem zu NetSuite ermöglicht es auch, sie zu bereinigen, damit sie den Anforderungen des Feld- und Strukturstils von NetSuite entsprechen, bevor sie mit dem NetSuite Data Mapping Tool importiert werden. CSV-Dateien sind ein wichtiger Bestandteil des NetSuite-Datenmappings und machen den Prozess noch einfacher, da es Spalten den entsprechenden Feldern zuordnet und dir eine Auswahlliste zur Verfügung stellt, mit der du sicherstellen kannst, dass jede Auswahl korrekt ist.
Obwohl die Datenmigration in NetSuite so schmerzlos wie möglich sein soll, kann sie dennoch ein störender Prozess sein, der dir an mehreren Fronten Kopfschmerzen bereiten kann, wenn du nicht aufpasst.
"Der Prozess der Migration von ERP-Plattformen ist oft komplex und mit vielen Risiken behaftet, und bei der Migration zu NetSuite ist das nicht anders.
"Die Anwendung methodisch erprobter Prozesse und die Beteiligung der Nutzerinnen und Nutzer während des gesamten Projekts tragen oft erheblich dazu bei, diese Risiken zu verringern und eine erfolgreiche Migration und einen reibungsloseren Weg zur vollständigen Übernahme durch die Endnutzerinnen und -nutzer zu gewährleisten.
Jon Ryan, Geschäftsführer, BlueBridge One
Mit diesen Worten im Hinterkopf finden Sie hier einige wichtige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre NetSuite-Datenintegration so reibungslos wie möglich verläuft.
1. Bereite deine Mitarbeiter auf die NetSuite Datenmigration vor
Wenn du in den Prozess der NetSuite Datenintegration und -migration mit all den damit verbundenen Maßnahmen und Vorbereitungen vertieft bist, vergisst du leicht, dass deine Mitarbeiter genau wissen müssen, was vor sich geht. Eine klare Kommunikation ist von größter Bedeutung, und häufige Updates helfen ihnen, zu verstehen, was du tust und wie es sich auf ihre Arbeit und ihre Zeitpläne auswirkt, sowohl während als auch nach der Migration.
Ein richtiger Ansatz ist es, ein spezialisiertes Migrationsteam zusammenzustellen, das sich idealerweise aus Abteilungsleitern und externen Ressourcen (wie einem Implementierungspartner) zusammensetzt.
Sie sollten damit beauftragt werden, einen Fahrplan für die Anfangsphase zu erstellen, der Folgendes umfasst:
- Welche Rolle werden die Abteilungsleiter/innen spielen müssen? Werden sie beratend tätig sein und Feedback, Empfehlungen und Ideen geben, ohne direkt beteiligt zu sein? Werden sie bei den technischen Aufgaben, wie dem Import und der Datenaufbereitung, helfen? Werden sie rein technisch tätig sein und sich auf die Datenverwaltung und -analyse konzentrieren?
- Was sind die technischen Voraussetzungen für die Formatierung sowie den Datenexport, die Formatierung und die Aufbereitung?
- Wie viel Zeit sollte jeder Abteilungsleiter für den NetSuite-Datenmigrationsprozess aufwenden?
- Werden externe Ressourcen oder Freiberufler von einer NetSuite-Datenintegration betroffen sein? Und welche Rolle sollten sie bei der Migration spielen? Denke an Buchhalter, Agenturmitarbeiter und Auftragnehmer und deren Verfügbarkeit.
- Stelle sicher, dass alle Ergebnisse an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
2. Identifiziere die zu migrierenden Daten
Dank der Datenmigrations-Tools von NetSuite und dem Bestreben, den Prozess relativ schmerzfrei zu gestalten, ist das NetSuite Data Mapping eine ziemlich heikle Aufgabe. Dennoch musst du herausfinden, welche Daten du migrieren möchtest.
Sobald du weißt, welche Daten du in NetSuite importieren willst, solltest du sicherstellen, dass die Upload-Datei alles enthält, was du markiert hast. Der Upload einer CSV-Datei ist die schnellste Methode, um Daten in NetSuite zu importieren, aber es sollte selbstverständlich sein, dass du die Quelldaten vorher auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfst.
Du solltest auch sicherstellen, dass du die erforderlichen Felder identifiziert und überprüft hast, ob sie in der CSV-Datei enthalten sind. Wenn du die Datenmigration zu NetSuite ohne diese Daten beginnst, wird ein Fehler auftreten, der den Zeitrahmen des Projekts ernsthaft beeinträchtigen kann. Zum Glück markiert NetSuite Pflichtfelder mit einem roten Sternchen, damit du sie schnell und einfach erkennen kannst.
Denke auch daran, dass NetSuite verschiedene Datentypen unterschiedlich behandelt. Daten wie Eingangs- und Kreditorenbuchhaltung erfordern zwei Dateien: eine Kopf- und eine Zeilendatei. Wenn du die Reihenfolge der Datenmigration nicht verstehst, kann das zu Problemen führen, deren Behebung wiederum Zeit in Anspruch nehmen kann.
3. Sei rücksichtslos
"Verzichte auf historische Daten", sagt Rob MacEwen, Managing Director bei Audaxium. "Der beste Weg, um das Laden von Daten zu beschleunigen, ist, komplexe historische Daten wie Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen usw. aus den Vorjahren zurückzulassen. Die meisten Kunden können ganz einfach mit NetSuite weitermachen, indem sie nur die offenen Aufträge und Rechnungen übernehmen und die jahrelangen historischen Daten im alten System belassen. Das kann eine Menge Geld und Zeit sparen.
"Das Gleiche gilt für andere Datensätze, wie Leads, Fälle, Telefonanrufe. Entledige dich des alten Mülls und speichere ihn irgendwo als Referenz, aber lass ihn aus NetSuite heraus. Es macht viel mehr Spaß, mit einer sauberen Datenbank zu beginnen, als sich durch den ganzen alten Müll zu wühlen."
4. Berücksichtige die Kosten von NetSuite
Jeder einzelne Datensatz, den du aus deinem Altsystem überträgst, erhöht die Kosten für die NetSuite-Datenmigration. Während es zwischen 10 und 100 Datensätzen keinen großen Unterschied gibt, wird die Preiskurve bei einer höheren Anzahl von Datensätzen steil ansteigen. Jeder migrierte Datensatz kostet dein Unternehmen zwischen 10 und 50 Cent, und bei Hunderten, Tausenden oder sogar Millionen von Datensätzen, die migriert werden müssen, können sich die Kosten schnell summieren.
Wenn es einige Felder gibt, die du in NetSuite nicht brauchst (z. B. historische Muster), kannst du realistischerweise etwas Geld sparen, indem du die Felder vor der NetSuite-Datenmigration rationalisierst.
5. Überprüfe deine Felder
Rob sagt: "Wenn du dich entscheidest, welche Felder du importieren willst, solltest du die Standardfelder von NetSuite nutzen, sofern sie vorhanden sind, und wirklich verstehen, wie sie funktionieren sollen. Wenn du benutzerdefinierte Felder erstellst, nur um deine Daten anzupassen, und dabei die Standardfunktionalität ignorierst, wird dir das auf lange Sicht Kopfschmerzen bereiten. Die Zahl der Kunden, die benutzerdefinierte Felder für den Vertriebsmitarbeiter, die Lead-Quelle oder die Telefonnummer erstellen, ist viel zu hoch, und sie müssen später nur wieder rückgängig gemacht werden.
"Finde alle gemeinsamen Schlüssel zwischen den Datensätzen heraus und verwende dann die externe ID, um beim Laden zu helfen, wenn du einen komplexen Import hast. NetSuite hat in den meisten Datensätzen 3 Felder, die für den Abgleich mit verwandten Datensätzen verwendet werden können. Name/ID, Interne ID und Externe ID. Die interne ID ist für NetSuite reserviert, aber die externe ID wird oft ignoriert. Es ist ein sehr nützliches Feld, aber es sollte mit Vorsicht verwendet werden. Vielleicht möchtest du es für die Integration von NetSuite in eine andere Anwendung nutzen und dir deshalb die Verwendung vorbehalten."
6. Zusätzliche Datenbereinigung
Obwohl die Datenmigration in NetSuite bereits ein sauberer Prozess ist, gibt es einige Unternehmen, die eine zusätzliche Datenbereinigung durchführen möchten. Dazu gehört das Entfernen inaktiver Datensätze und die Sicherstellung, dass alle Duplikate ordnungsgemäß entfernt und vernichtet werden. Das sind zwar gute Vorsichtsmaßnahmen, aber sie können den Prozess der NetSuite-Datenmigration noch komplexer machen.
Wenn du dich entscheidest, bei der Datenmigration zu NetSuite eine zusätzliche Datenbereinigung durchzuführen, solltest du einige wichtige Punkte beachten:
Eine externe ID festlegen - Eine externe ID ist ein Feld, das speziell in deinen Datensätzen verwendet wird, um den alten Primärschlüssel des Datensatzes aus deinem vorherigen System im Auge zu behalten. Ohne eine externe ID kannst du importierte Daten nicht eindeutig mit deinen alten Daten abgleichen, was dich bei Zuordnungsfehlern angreifbar machen kann.
Externe oder interne ID-Zuordnung - Wenn du dich auf einzelne NetSuite-Datensätze beziehst, möchtest du eine Zuordnung zu einer externen oder internen ID vornehmen. Wenn du nicht gerade mit einer extrem einfachen Datenliste arbeitest, wird das Mapping auf diese Weise die Durchführung von Such- und Ersetzungsvorgängen zur Konvertierung von Werten wesentlich vereinfachen.
Stelle sicher, dass deine Daten überprüft werden - es ist schwer auszudrücken, wie wichtig die Datenüberprüfung ist, wenn es um das NetSuite Datenmapping geht. Wenn du dich mit deinen Lookup-Kenntnissen nicht wohl fühlst, solltest du dir entweder Rat holen oder einen Crashkurs belegen. Die Zeit, die du in die Recherche und das Lernen steckst, wird sich lohnen, wenn du sie gegen die Zeit abwägst, die du brauchst, um einen Fehler zu beheben. Wenn du mit deinen Fähigkeiten zufrieden bist, solltest du die Daten, die migriert werden, bei jedem Schritt überprüfen.
Rob würde noch weitere Schritte empfehlen: "Bereinige sie zuerst. Beginne vor dem Import mit der Implementierung strengerer Datenqualitätsprozesse. Stelle sicher, dass die Daten, die du importierst, vollständig sind. Fülle die Felder aus, die die Benutzer leer gelassen haben. Lösche die Datensätze, die nicht den Mindestanforderungen an die Datenqualität entsprechen. Wenn du das nicht tust, musst du die Bereinigung später in NetSuite durchführen und um Hilfe bei der Massenlöschung und Datensicherung bitten. Du solltest auch einige Daten normalisieren. Stelle sicher, dass die Telefonnummern formatiert und die Nummernfelder von Text befreit sind. Man muss sicherstellen, dass alle Felder konsistent meldbar sind."
7. Führe kleine Datentests durch
Um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft und deine Datenmigration zu NetSuite reibungslos verläuft, ist es am besten, vor einer vollständigen Migration Tests durchzuführen.
"Sobald du mit dem Laden beginnst, lade einige kleine Datenstapel hoch und beginne dann mit den Endnutzertests für diese Datensätze", stimmt Rob zu. "Fehler oder Auslassungen können bei den folgenden Uploads erkannt und behoben werden, anstatt alles zu laden und im Nachhinein zu versuchen, sie zu beheben.
Indem du kleine Datenmengen testest und durch das neue System laufen lässt, kannst du sicherstellen, dass die relevanten Felder ausgefüllt und Beziehungen hergestellt wurden. Auf diese Weise kannst du überprüfen, ob das Layout der Formulare wie erwartet funktioniert, und mögliche Probleme erkennen, bevor sie durch den Umfang der Migration nicht mehr zu bewältigen sind.
8. Probleme lösen, sobald sie auftauchen
Apropos Problemmanagement: Nach dem Hochladen der NetSuite-Daten solltest du darauf achten, alle Fehler und Probleme so schnell wie möglich zu beheben. Wenn falsche Daten hochgeladen wurden, sollten sie sofort gelöscht werden, da sie sonst in der Zukunft Probleme verursachen können.
Ein Blick in das NetSuite-Fehlerprotokoll im Falle eines fehlgeschlagenen Uploads zeigt dir, was du tun musst. Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen Daten erneut hochzuladen und dabei die gelöschten "falschen" Daten durch den richtigen Wert zu ersetzen, um das Problem zu beheben.
9. Dokumentiere deinen gesamten NetSuite Datenintegrationsprozess
Detaillierte Aufzeichnungen und Dokumentationen über deine Datenmigration zu NetSuite sind absolut notwendig. Wenn sich das Projektteam nach Beginn der Migration ändert oder du in naher Zukunft erneut Daten umziehen musst, spart dir diese Dokumentation wertvolle Zeit und verschafft dir den dringend benötigten Einblick.
Das solltest du in deiner Dokumentation festhalten:
- Wer zum Migrationsteam gehört und welche Aufgaben sie haben
- Wie die Datenzuordnung zur Entscheidung führte, was migriert werden sollte
- Die Beziehungen zwischen Datensätzen, d.h. Primär- und Fremdschlüssel
- Wie lange es dauerte, die relevanten Daten für die Datenmigration zu NetSuite vorzubereiten
- Welche weiteren Schritte waren ggf. erforderlich, um die Daten für eine erfolgreiche NetSuite-Datenintegration vorzubereiten?
- Alle Datenbeschränkungen für Felder im Altsystem und in NetSuite
- Der Zeitrahmen des Projekts sowie Meilensteine und wichtige Termine und wann sie erreicht wurden (früh, pünktlich, spät)
- Alle Probleme und wie sie gelöst wurden
Der Prozess der Datenmigration ist wahrscheinlich zeitaufwändig, aber mit diesen Schritten und Tipps sowie den eingebauten NetSuite Datenmigrationstools muss der Prozess nicht mühsam sein. Wenn du diese Schritte befolgst, solltest du in der Lage sein, deine Daten problemlos von einem Altsystem zu NetSuite zu übertragen.
