La migración de datos de NetSuite es un aspecto de la implementación que debe tomarse en serio, ya que un paso en falso podría conducir a una pérdida permanente o daños irrevocables de datos.
Si estás operando con programas obsoletos o no deseados, y has decidido trasladar tus operaciones de gestión de relaciones con clientes (CRM) o planificación de recursos empresariales (ERP) a un nuevo software, entonces es necesario un procedimiento formal de migración. Afortunadamente, el mapeo de datos de NetSuite es razonablemente sencillo gracias a la caja de herramientas incorporada de NetSuite.
Con demasiada frecuencia, las empresas cometen el error de mantener sus datos en varios lugares y sistemas, ya sea ejecutando programas CRM y ERP dispares o conservando datos antiguos tras el proceso de migración de datos de NetSuite. Dado que uno de los principales argumentos de venta del programa basado en la nube es la solidez de su CRM y ERP, la ejecución de software independiente resulta innecesaria una vez completada la integración de datos de NetSuite.
La migración de datos a NetSuite también es una operación muy ordenada. No sólo se elimina la información duplicada para aumentar la integridad de los datos, sino que migrar tus datos existentes a NetSuite desde un sistema heredado permite limpiarlos para que cumplan los requisitos del estilo de campos y estructuras de NetSuite antes de importarlos con la herramienta de mapeo de datos de NetSuite. Los archivos CSV son una parte importante de la operación de mapeo de datos de NetSuite, lo que hace que el proceso sea aún más sencillo, ya que mapea las columnas a los campos adecuados y te proporciona una lista de selección para que te asegures de que cada elección es correcta.
Aunque la migración de datos en NetSuite se ha diseñado para que sea lo menos dolorosa posible, aún así puede ser un proceso perturbador, y puede causar dolores de cabeza en múltiples frentes si no tienes cuidado.
"El proceso de migración de plataformas ERP suele ser complejo y estar plagado de muchos riesgos, y migrar a NetSuite no es diferente.
"Aplicar procesos metódicos de eficacia probada e impulsar la participación de los usuarios a lo largo del proyecto suele contribuir significativamente a reducir estos riesgos, garantizando el éxito de la migración y un camino más fluido hacia la plena adopción por parte del usuario final."
Jon Ryan, Director General, BlueBridge Uno
Con estas palabras en mente, aquí tienes algunos consejos esenciales para asegurarte de que tu integración de datos en NetSuite se realiza de la forma más fluida posible.
1. Prepara a tu personal para la migración de datos a NetSuite
Cuando estás inmerso en el proceso de integración y migración de datos de NetSuite, con todas las acciones y preparativos que conlleva, puede ser fácil olvidar que tu personal necesita saber exactamente lo que está pasando. Una comunicación clara es de suma importancia, y las actualizaciones frecuentes les ayudarán a comprender lo que estás haciendo y cómo afectará a su trabajo y horarios, tanto durante la migración como después.
Un enfoque correcto es reunir un equipo especializado en migración, idealmente formado por jefes de departamento y recursos externos (como un socio de implementación).
Deben encargarse de crear una hoja de ruta para la fase inicial, que abarque lo siguiente:
- ¿Qué funciones deberán desempeñar los jefes de los departamentos? ¿Serán asesores, aportando opiniones, recomendaciones e ideas sin implicarse directamente? ¿Ayudarán en las tareas técnicas, como la importación y la preparación de datos? ¿Serán puramente técnicos y se centrarán en la gestión y el análisis de los datos?
- ¿Cuáles son los requisitos técnicos para el formateo de formularios, así como para la exportación, formateo y preparación de datos?
- ¿Cuánto tiempo debe dedicar cada jefe de departamento al proceso de migración de datos de NetSuite?
- ¿Se van a ver afectados los recursos externos o autónomos por una integración de datos de NetSuite? ¿Y qué papel deben desempeñar en la migración? Considera los contables, el personal de la agencia y los contratistas y su disponibilidad.
- Asegúrate de que todas las conclusiones se transmiten a las partes pertinentes.
2. Identificar los datos que hay que migrar
El mapeo de datos de NetSuite es una tarea bastante delicada, gracias a las herramientas de migración de datos de NetSuite y a su dedicación para que el proceso sea relativamente indoloro, pero aún así tienes que identificar qué datos quieres migrar.
Una vez que sepas qué datos vas a introducir en NetSuite, debes asegurarte de que el archivo de carga contiene todo lo que has destacado. La carga de un archivo CSV es el método más rápido de importar datos a NetSuite, pero comprobar de antemano que los datos de origen son precisos y están completos debería ser una obviedad.
También debes asegurarte de haber identificado los campos obligatorios y comprobar que están incluidos en el archivo CSV. Iniciar el proceso de migración de datos a NetSuite sin estos datos provocará un error que puede afectar gravemente al plazo del proyecto. Afortunadamente, NetSuite marca los campos obligatorios con un asterisco rojo para reconocerlos rápida y fácilmente.
Ten en cuenta también que NetSuite trata los distintos tipos de datos de forma diferente. Los datos de cuentas recibidas y cuentas a pagar requieren dos archivos: un archivo de cabecera y otro de nivel de línea. No comprender la secuencia de migración de los datos provocará problemas que, de nuevo, puede llevar tiempo solucionar.
3. Sé implacable
"Abandona los datos históricos", dice Rob MacEwen, Director General de Audaxium. "La mejor forma de acelerar la carga de datos es dejar atrás los datos históricos complejos, como pedidos de años anteriores, facturas, pagos, etc. La mayoría de los clientes pueden avanzar bastante fácilmente con NetSuite trayendo sólo los pedidos y facturas abiertos y dejando los años de información histórica que tienen en el sistema antiguo. Esto puede ahorrar bastante dinero y tiempo.
"Lo mismo vale para otros registros, como clientes potenciales, casos, llamadas telefónicas. Deshazte de la basura antigua y guárdala en una copia de seguridad en algún lugar como referencia, pero déjala fuera de NetSuite. Es mucho más divertido empezar con una base de datos limpia que vadear entre toda la basura vieja".
4. Considera el coste de NetSuite
Cada registro que trasladas desde tu sistema heredado se añade al coste de la migración de datos a NetSuite. Aunque no hay mucha diferencia entre 10 y 100 registros, es probable que veas una pronunciada curva de precios para cualquier cantidad de registros por encima de esa cifra. Cada registro migrado costará a tu empresa entre 10 y 50 céntimos, y con cientos, miles o incluso millones de registros que deban trasladarse, el coste puede aumentar rápidamente.
Si hay algunos campos que no necesitas en NetSuite (como los patrones históricos), entonces es realista que puedas ahorrar algo de dinero racionalizando los campos antes de la migración de datos a NetSuite.
5. Comprueba tus campos
Rob dice: "Cuando empieces a decidir qué campos importar, asegúrate de utilizar los campos predeterminados de NetSuite cuando existan y de comprender realmente cómo están diseñados para funcionar. Crear campos personalizados sólo para adaptarlos a tus datos ignorando la funcionalidad por defecto te causará dolores de cabeza a largo plazo. El número de veces que los clientes crean campos personalizados de Representante de ventas, o Fuente de clientes potenciales, o Teléfono, es demasiado elevado y sólo tendrán que deshacerlo más adelante.
"Averigua todas tus claves comunes entre registros y luego utiliza el ID Externo para ayudarte con la carga si tienes una importación compleja. NetSuite tiene 3 campos en la mayoría de los registros que pueden utilizarse para hacer coincidir registros relacionados. Nombre/ID, ID Interno e ID Externo. El ID Interno está reservado para NetSuite, pero el ID Externo suele ignorarse. Es un campo muy útil, pero debe utilizarse con precaución. Puede que decidas utilizarlo para integrar NetSuite con otra aplicación, por lo que tal vez quieras reservar su uso."
6. Limpieza adicional de datos
Aunque la migración de datos en NetSuite ya es un proceso limpio, hay algunas empresas que pueden optar por realizar una limpieza de datos adicional. Esto puede incluir la eliminación de registros inactivos, y asegurarse de que todos los duplicados se eliminan y destruyen adecuadamente. Aunque es un buen conjunto de precauciones a tomar, puede hacer que el proceso de migración de datos de NetSuite sea aún más complejo.
Si decides realizar una limpieza de datos adicional al llevar a cabo tu migración de datos a NetSuite, aquí tienes algunos puntos clave que debes recordar:
Establecer un ID externo - Un ID externo es un campo utilizado específicamente en tus registros para controlar la clave primaria heredada del registro de tu sistema anterior. Sin un ID externo, no podrás hacer coincidir definitivamente los datos importados con tus datos heredados, lo que puede dejarte vulnerable en caso de que se presente algún error de mapeo.
Asignación de ID externa o interna - si estás haciendo referencia a registros separados de NetSuite, entonces querrás mapear al ID externo o interno. A menos que trabajes a partir de una lista de datos extremadamente simple, esta asignación hará que las búsquedas y las tareas de buscar y reemplazar para convertir valores sean mucho más sencillas.
Asegúrate de que tus datos están verificados - Es difícil expresar la importancia de la verificación de datos cuando se trata del mapeo de datos de NetSuite. Si no te sientes cómodo con tu experiencia en búsquedas, busca orientación o haz un curso intensivo. El tiempo invertido en investigar y aprender merecerá la pena si lo comparas con el tiempo que te llevaría corregir cualquier error. Una vez que estés satisfecho con tus habilidades, asegúrate de verificar los datos que se están migrando en cada paso apropiado.
Rob te aconsejaría dar aún más pasos: "Primero límpialo. Empieza a aplicar procesos de calidad de datos más estrictos antes de la importación. Asegúrate de que lo que estás trayendo es un conjunto de datos completos. Rellena los campos que los usuarios hayan dejado en blanco. Limpia los registros que no cumplan los requisitos mínimos de calidad de datos. Si no lo haces, acabarás haciendo la limpieza más tarde, en NetSuite y pidiendo ayuda para el borrado masivo y las copias de seguridad. También querrás llevar a cabo cierta normalización de los datos. Asegúrate de que los números de teléfono están formateados, y de que los campos numéricos están limpios de texto. Hay que asegurarse de que todos los campos sean notificables de forma coherente".
7. Realiza pequeñas pruebas de datos
Para asegurarte de que todo va por buen camino, y de que tu migración de datos a NetSuite se desarrollará sin problemas, lo mejor es realizar pruebas antes de una migración completa.
"Una vez que empieces a cargar, sube algunos lotes pequeños de datos y luego empieza a hacer pruebas de usuario final con esos registros", coincide Rob. "Cualquier error u omisión puede detectarse y corregirse en las siguientes cargas, en lugar de cargarlo todo e intentar arreglarlo a posteriori".
Probar pequeños niveles de datos, y trabajarlos a través del nuevo sistema, te permitirá confirmar que se han rellenado los campos pertinentes y se han establecido las relaciones. Trabajando de este modo, puedes comprobar que los diseños de los formularios funcionan como se espera, y detectar cualquier problema potencial antes de que la escala de la migración los haga menos manejables.
8. Resuelve los problemas a medida que surgen
Hablando de gestión de problemas, una vez completada la carga de datos de NetSuite, debes tener cuidado de resolver cualquier error o problema lo antes posible. Si se han cargado datos incorrectos, hay que eliminarlos inmediatamente, ya que, si se dejan, pueden causar problemas en el futuro.
Revisar el registro de errores de NetSuite en caso de carga fallida te mostrará lo que tienes que hacer. El siguiente paso será volver a cargar los datos correctos, sustituyendo los datos "erróneos" eliminados por el valor correcto para solucionar el problema.
9. Documenta todo tu proceso de integración de datos de NetSuite
Mantener registros y documentación detallados sobre tu migración de datos a NetSuite es absolutamente esencial. Si se producen cambios en el equipo del proyecto una vez iniciada la migración, o si necesitas volver a trasladar datos en un futuro próximo, este tipo de documentación te ahorrará un tiempo valioso y te proporcionará información muy necesaria.
Esto es lo que debes registrar en tu documentación:
- Quién forma parte del equipo de migración y cuáles son sus funciones
- Cómo el mapeo de datos condujo a la elección de lo que debía migrarse
- Las relaciones entre registros, es decir, claves primarias y claves externas
- Cuánto tiempo se tardó en preparar los datos relevantes para la migración de datos a NetSuite
- Qué otros pasos fueron necesarios, en su caso, para preparar los datos con el fin de garantizar el éxito de la integración de datos de NetSuite
- Cualquier restricción de datos para los campos del sistema heredado y NetSuite
- El marco temporal del proyecto, así como los hitos y fechas clave, y cuándo se alcanzaron (pronto, a tiempo, tarde).
- Cualquier problema y cómo se resolvió
Es probable que el proceso de migración de datos lleve mucho tiempo, pero con estos pasos y consejos, por no mencionar las herramientas de migración de datos de NetSuite incorporadas, el proceso no tiene por qué ser arduo. Si sigues estos pasos, deberías poder trasladar tus datos de un sistema heredado a NetSuite con facilidad.
